Antes de falarmos de produtividade devemos realmente entender o seu significado. Produtividade é o resultado daquilo que é produtivo. Uma pessoa produtiva é aquela que executou ou produziu ou gerou um resultado maior usando uma quantidade menor de recursos. De acordo com essa definição podemos entender que uma pessoa é mais produtiva quando executa uma determinada quantidade de trabalho usando um menor número de recursos, por exemplo, o recurso hora. Não devemos confundir uma pessoa que produz muito com uma pessoa produtiva, ou seja, aquela que produz sendo eficiente.
Dado isso, existem algumas ferramentas e técnicas que auxiliam no desenvolvimento da produtividade. Nesse post, vou falar sobre a ferramenta Matriz de Eisenhover, ou Modelo de Urgência X Importância.
A mecânica desse modelo é bem simples, mas tem uma grande eficiência em organizar determinadas tarefas. Esse modelo é usado para classificar as tarefas de acordo com sua urgência e importância, como o próprio nome do modelo já sugere. Vale lembrar que ser produtivo pode envolver vários contextos, como o pessoal, profissional, etc. E esse modelo pode ser aplicado em todos esses contextos.
Esse modelo possui 2 eixos (figura a seguir), um é o eixo de importância que cresce de baixo para cima e o outro é eixo de urgência, que cresce da esquerda para a direita. Ainda podemos destacar quatro quadrantes que variam de sem importância e sem urgência, até o importante e urgente.
Os quadrantes tem a seguinte leitura:
Não Importante, não Urgente – as tarefas que se encontram nesse quadrante são classificadas como “não importantes e não urgentes”, ou seja, tarefas que não possuem um prazo de entrega próximo e, ainda, tarefas que não possuem um resultado mensurável satisfatório – tarefas não relevantes. Porém, muitas vezes essas tarefas caem em nossa fila, ocupando o lugar de outra atividade mais importante. Tarefas que ficam nesse quadrante devem ser tratadas posteriormente, ou após um tempo, realizar uma nova análise para verificar se ainda fazem sentido.
Importante, mas não Urgente – Tarefas nesse quadrante são tarefas que devem ter nossa atenção, uma vez que elas são importantes. Não devemos tirar o foco delas, mas devemos saber que elas não estão classificadas como urgentes, podemos tratá-las a “longo prazo”, desenvolvendo uma estratégia e planejamento para executá-las. Um ponto importante aqui é: não as deixe ir para o quadrante de importantes e urgentes.
Urgente, mas não Importante – Tarefas nesse quadrante necessitam de uma atenção imediata, pois têm um prazo de entrega curto. Mas uma vez que elas estão classificadas como não importantes talvez possam ser delegadas para outras pessoas. Dessa forma, você libera tempo e atenção para se dedicar à tarefas que só você consegue desenvolver. Nesse quadrante ainda podem entrar tarefas como: ajuda a um amigo que embarca em uma dificuldade, reuniões de última hora sem importância, relatórios que ninguém dá a devida atenção ou até mesmo interrupções como telefonemas. Se algum desses casos aparecerem, tente avaliá-los bem, algumas delas você talvez tenha que evitar.
Importante e Urgente – São tarefas que devem ser priorizadas e necessitam de total atenção sua. Também são as maiores causadores de ansiedade e dores de cabeça. Pois se elas estão nesse quadrante é porque não foram planejadas ou tiveram uma má administração. E por esses motivos, agora se tornam urgentes e necessitam de sua atenção antes que a bomba exploda de vez.
De posse dessa interpretação da matriz, vamos começar a listar as tarefas, para isso, em um papel em branco ou bloquinho, comece a listar suas tarefas sem pensar em classificação nesse momento, simplesmente vá escrevendo as tarefas que necessitam de sua atenção. Em seguida, de acordo com o desenho da Matriz de Urgência X Importância vá classificando suas tarefas, ou seja, vá colocando suas tarefas em seus respectivos quadrantes. Agora que as tarefas estão classificadas estabeleça uma ordem para executá-las, lembrando do significado dos quadrantes.
Uma vez organizando e priorizando àquelas tarefas que mais tem valor para a empresa, para você, etc. você consegue se observar sendo mais produtivo. Entregar tarefas com um valor mais alto contribuem para o sucesso, seja ele profissional ou, pessoal.
Tente fazer uma análise profunda para verificar em qual quadrante você dedica mais tempo, ou seja, qual quadrante lhe ocupa ou rouba mais tempo. Se, por acaso, o quadrante 2 for aquele que mais lhe toma tempo, faça uma análise sobre quais são aquelas tarefas que ali estão. Verifique o motivo de sempre ficar “apagando incêndio”. Veja se existe alguma forma para melhorar o gerenciamento das tarefas para que elas não caiam nesse quadrante. Caso a maior parte do seu tempo está destinado aos quadrantes 3 e 4 veja se essas tarefas devem realmente ser realizadas por você ou se elas realmente devem ser executadas. Caso contrário, delegue essas atribuições e deixe seu tempo mais organizado para desempenhar tarefas mais importantes.
Faça uso dessa matriz em seu dia-a-dia e depois conte-me como ela conseguiu lhe auxiliar.